La loi de 1965 ne permet pas le vote par correspondance. Comme par ailleurs, assister à l'assemblée n'est pas une obligation, pour limiter les effets de l'absentéisme, la loi permet à un copropriétaire de se faire représenter par une autre personne qui votera à sa place (art.22 de la loi du 10 juillet 1965). On parle alors de "pouvoir" ou de "mandat" de vote.

• Par qui se faire représenter ?
  
  Vous pouvez vous faire représenter par une personne de votre choix qui peut être membre du syndicat ou ne pas en faire partie (autre copropriétaire, parent, architecte, juriste...). La loi interdit de donner un mandat de représentation au syndic, au conjoint de ce dernier ainsi qu'à ses préposés, c'est à dire ses salariés et les salariés du syndicat des propriétaires (gardien, jardinier), qui sont de fait placés sous l'autorité du syndic. Bien entendu, lorsque le syndic est aussi copropriétaire, ce qui est souvent le cas du syndic non professionnel, il peut voter à l'assemblée avec le nombre de voix correspondant à son lot.
   

• Quel est le nombre de mandats autorisés par des époux ?
  
  La Cour d'Appel de Paris a produit deux arrêts à ce sujet : un arrêt du 22 mars 2007 a considéré que la représentation d'un époux par son conjoint était comme un mandat tacite de représentation et qu'ainsi le mandataire pouvait également bénéficier de pouvoirs donnés par d'autres copropriétaires, à concurrence de trois.
  Un autre arrêt du 13 juin 2007, à cette fois considéré qu'au regard des dispositions de l'article 22 de la loi, le nombre de mandats devait s'apprécier par rapport au couple et que celui-ci ne pouvait recevoir plus de trois mandats.
   

• Comment se faire représenter ?
  
  La procuration doit être donnée par écrit. La loi n'exige aucune forme particulière , une simple lettre suffit. Il n'est d'ailleurs pas obligatoire que le pouvoir détaille l'ordre du jour (Cour d'appel de Paris, 23e ch. du 18.11.96).Un mandat doit donner des indications de vote mais sans être trop impératif. Certains formulaires de pouvoirs envoyés avec la convocation proposent pour chaque point à l'ordre du jour, des colonnes qui permettent d'indiquer "Pour", Contre", "Réserve", avec la possibilité d'y ajouter des commentaires. En revanche, le mandataire n'est nullement tenu de suivre les indications de vote et aucune nullité de l'assemblée ne pourra être encourue (Cour d'Appel de Paris, 23e ch. du 25.09.92). Vous pouvez poursuivre votre représentant en justice pour une faute commise dans l'exercice de sa mission, s'il s'avère que son choix vous cause un préjudice.

  Il et conseillé de prévoir une faculté de substitution dans le mandat, vous désignez un mandataire en lui laissant la possibilité de se substituer une autre personne de son choix présente à l'assemblée.

  Lorsque le lot est en indivision, les copropriétaires indivis doivent être représentés par un mandataire commun, qui peut être l'un des indivisaires ou un tiers.

• Quelles sont les limites du mandat de représentation ?
  
  Un mandat doit être exprès, c'est à dire donné pour voter sur des questions précises, dans le cadre d'une assemblée déterminée. Un mandat donné pour une assemblée générale n'est valable que pour celle-ci et non pour une autre tenue ultérieurement même si elle a le même ordre du jour (Cour d'Appel de Paris, 23e Ch. du 14.01.94).

  Dans cet esprit, il est déconseillé d'envoyer un pouvoir en blanc au syndic. Lorsque des copropriétaires envoient au syndic des mandats ne désignant pas de mandataire, ces pouvoirs doivent être remis au président du conseil syndical qui a la charge de les distribuer, afin d'éviter que le syndic ne contrôle l'assemblée générale.

  Chaque propriétaire ne peut recevoir plus de trois délégations (art. 22 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965) dès lors que le total des voix dont il dispose avec celles de ses mandants dépasse 5% des voix du syndicat (soit 50/1000e, si la copropriété compte 1000/1000e). Un mandataire peut recevoir plus de trois mandats s'il participe à une assemblée générale d'un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire.

  La vérification du respect de ces principes doit intervenir en début de séance, dès lors qu'en cas de mandat, la feuille de présence doit indiquer les nom et domicile du mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose (art. 14 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Un copropriétaire qui aurait reçu un nombre de mandat excessif pourrait subdéléguer partie de ses pouvoirs parmi ceux qui prévoiraient une faculté de substitution (CA Versailles, 21.03.91) en application du droit commun (art. 1994 du Code Civil).

  Les mandats doivent être réguliers (Cour d'Appel de Paris, 23e ch. du 25.09.92), si tel n'était pas le cas, la nullité de l'assemblée serait encourue du seul fait de la participation au vote, sans qu'il n'y ait à rechercher si les voix du mandant étaient ou non indispensables à l'obtention de la majorité requise (Cass. 3e Civ. 22.02.89).
  
  Le mandat donné pour une assemblée ne vaut que pour celle-ci et non pour une assemblée postérieure, même si elle a le même objet, à moins que le mandat ne le précise expressément (C.A. Paris 22 février 2007).

A l'ouverture de l'assemblée générale, les copropriétaires présents, ou leurs mandataires, doivent signer une feuille de présence. Ce document détermine le nombre de copropriétaires votants, ainsi que les millièmes qu'ils représentent et permet de vérifier ultérieurement, si besoin, la régularité des votes.

La feuille de présence indique les nom et domicile de chaque copropriétaire et, le cas échéant, du mandataire désigné ainsi que le nombre de voix dont il dispose (art. 14 du décret du 17 mars 1967). L'absence de ce document entraîne la nullité de l'assemblée (CA Lyon , 23.04.68).

Lorsque le vote a commencé, il faut indiquer sur la feuille de présence l'heure d'arrivée des retardataires ou l'heure de départ de ceux qui s'en vont avant la fin. Un copropriétaire qui part avant la fin de l'assemblée sera considéré comme présent (Cass. 3e Civ. 10.12.85), s'il ne peut rapporter par tout moyen la preuve de son départ (Cass. 3e Civ. 17.02.99), ce qui lui enlève le droit de contester les décisions de l'assemblée, droit offert uniquement aux absents et défaillants.

Ce document est certifié exact par le président de l'assemblée.

Après l'assemblée, la feuille de présence est conservée par le syndic, mais tout copropriétaire peut en obtenir une copie à ses frais (Cass. 3e Civ. du 04.01.96). La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée. Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil (Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 – article 9).

Avant de passer à l'étude des questions portées à l'ordre du jour, l'assemblée doit désigner son président (art. 15 du décret de 1967). Aucune décision ne peut être valablement prise s'il n'a pas été procédé à cette élection (Cass. 3e Civ. 17.02.99).

Le président est choisi parmi les copropriétaires, il est élu à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés, il peut dans certains cas être désigné par voie judiciaire (art.50 du décret du 17 mars 1967). Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent présider l'assemblée (art.22 de la loi du 10 juillet 1965). Cette interdiction a été étendue à l'administrateur provisoire lorsque le syndicat est dépourvu de syndic (Cass. 3e Civ. 14.01.98).

Toutefois, le syndic peut éventuellement présenter l'ordre du jour qu'il a préparé et participer à l'animation des débats (Cass. Civ. 3e du 29.03.90). Par ailleurs, la loi de 1965 le désigne d'office pour assurer le secrétariat de la séance, il établit le compte rendu de l'assemblée générale (art. 15 du décret de 1967). Cependant, l'assemblée peut confier cette mission à une autre personne, à la majorité simple de l'art. 24 de la loi de 1965.

Le président s'assure que la convocation a été faite dans le délai légal. il doit aussi vérifier que les pièces et renseignements nécessaires à la validité des délibérations ont bien été adressés aux copropriétaires. Il contrôle également les pouvoirs des mandataires éventuels.

Le président anime la séance, dirige les débats et organise les votes. Le président a le pouvoir de modifier l'ordre de vote des résolutions.

Après la réunion, le président doit s'assurer que le syndic a rédigé un procès-verbal conforme à ce qui s'est passé en assemblée. Puis il le certifie en le signant.