Le syndic tient les comptes de la copropriété

Le syndic est amené à recevoir des fonds alimentés par les contributions des copropriétaires, afin d'effectuer les dépenses nécessaires (gestion, entretien, réparations...) pour le compte de la copropriété. Le syndic est chargé de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ainsi que la situation de trésorerie du syndicat (art.18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965). Les copropriétaires pour leur part votent le budget en assemblée générale et c'est le rôle du conseil syndical d'exercer un contrôle sur les comptes.  Un bon syndic aiguillonné par un conseil syndical exigeant et compétent est certainement la recette d'une gestion saine. Dans le cadre de ses missions de comptabilité, le syndic doit tenir à jour le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat des copropriétaires (Arrêté du 14 mars 2005 – Article 2).

• L’arrêté comptable, un véritable guide adressé aux comptables- copropriétés

  Afin de garantir une comptabilité rigoureuse au sein des syndics, le décret et son arrêté apparaissent comme un véritable guide à l’attention du comptable de la copropriété, et en cela, préconise les démarches à suivre pour la bonne tenue des comptes de la copropriété.

   

  §    Les écritures comptables doivent être passées selon le système dit « en partie double ». C'est-à-dire que tout mouvement de compte doit se traduire par l’équivalence d’une somme passée au crédit d’un compte et au débit d’un autre (Arrêté du 14 mars 2005 – Article 1er).

   

  §    Toute pièce comptable doit porter un libellé permettant son identification, notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l’appel de fond et son objet (Arrêté du 18 mars 2005 – Article 4).

   

  §    Les documents comptables doivent être tenus proprement, sans altération et sans blanc.

   

  §    Une écriture erronée est annulée par une écriture contraire (Arrêté du 14 mars2005 – Article 5).

   

  §    L’arrêté du 18 mars dernier pose également une nomenclature particulière, qui détermine les intitulés des comptes, leur numérotation et leurs règles de fonctionnement. Il s’agit du plan comptable annoncé par la loi SRU.
  Le syndic a l’obligation d’utiliser cette nomenclature, qui est définie comme la seule utilisable pour l’enregistrement des opérations effectuées par le syndicat des copropriétaires.
  Il faut ajouter que le plan comptable général des entreprises, ne peut pas trouver à s’appliquer par défaut (Arrêté du 14 mars 2005 – Article 8).

   

  §    Les charges pour opérations courantes et les charges pour travaux et opérations exceptionnelles font l'objet d'une double présentation :

  
  -  selon leur nature dans la nomenclature comptable au sein du compte de gestion général, conformément au tableau de l’annexe 2 du décret.
   - selon la clé de répartition des charge prévues par le règlement de chaque copropriété. Cette présentation doit respecter les tableaux de l'annexe n° 3 et de l'annexe n° 4.
  Les deux documents doivent être en parfaite concordance (Article 10 – Décret du 18 mars 2005).

   

  §     De plus, dans l’optique d’organiser clairement les comptes de la copropriété, l’article 7 du décret impose quatre sous comptes, qui doivent se compléter pour former la comptabilité de la copropriété. Le syndic devra alors ventiler les fonds reçus des copropriétaires, selon les rubriques suivantes :
  
  - créance sur opérations courantes
  - créance sur travaux
  - créance sur avance
  - créance sur emprunt obtenu par le Syndicat des copropriétaires. 
  
  Ainsi, les fonds adressés par les copropriétaires doivent correspondre à leur participation concernant les opérations courantes, les travaux, les avances.

• L’exercice comptable
   

  §    L’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice. (Décret du 14 mars 2005 – article 5).

   

  §    Cependant, l’assemblée générale des copropriétaires fixera la date de clôture des comptes du premier exercice comptable dont la durée ne pourra excéder dix-huit mois.

  La date de clôture pourra être modifiée sur décision motivée de l’assemblée générale des copropriétaires. Un délai minimum de cinq ans devra être observé entre deux décisions modifiant la date de clôture de l’exercice. (Décret du 14 mars 2005 – Article 5).

   

  §    Au terme de l’exercice comptable, lors de l’arrêté des comptes, les excédents ou insuffisances des charges ou produits qui apparaissent au compte sur opérations courantes sont répartis entre chacun des copropriétaires, en fonction des quote-part afférentes à chaque lot (Décret du 14 mars 2005 – Article 8).

• Obligation de conservation des pièces comptables de l’immeuble

§    Le syndic doit conserver les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, pendant une période de dix années. Ces documents originaux doivent être daté et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble) (Article 6 – Décret du 18 mars 2005).

 

§    Les tableaux prévus comme modèle comptable, annexés au décret du 18 mars 2005, doivent être conservés avec la copie du procès-verbal de l’assemblée générale qui approuve les comptes et qui vote le budget prévisionnel (Article 12 – Décret du 18 mars 2005).

 Le contrôle des comptes

• Le contrôle exercé par le conseil syndical :

Le conseil syndical a pour mission de contrôler la gestion du syndic (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965), il est amené à vérifier la comptabilité du syndicat et la répartition des dépenses (art.26 du décret du 17 mars 1967). Il peut prendre connaissance et copie de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant d'une manière générale à l'administration de la copropriété.

• Le contrôle exercé par tout copropriétaire :

  Chaque propriétaire a la possibilité de consulter les pièces justificatives des charges une fois par an, chez le syndic. Il dispose pour cela d'au moins un jour ouvré, obligatoirement fixé entre la date de convocation et la tenue de l'assemblée générale, selon les modalités définies par l'assemblée générale (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965).
  
  Si l'assemblée générale n'a pas statué à ce sujet, un copropriétaire ne peut exiger de consulter le jour de son choix, en revanche le syndic peut fixer les modalités de la consultation dans le cadre légal.
  
  La consultation porte sur les pièces justificatives, notamment les factures, les contrats de fournitures et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges. Aussi, tous les documents comptables doivent porter le nom du syndicat avec l’adresse de l’immeuble et préciser leur contenu, la référence de l’exercice comptable auquel il se rapporte (Arrêté du 18 mars 2005 – Art 11).
  
  Dans l’objectif de garantir une bonne information des copropriétaire, il est prévu que le syndic tienne à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant les journaux auxiliaires (Arrêté du 18 mars 2005 – Article 11).
  
  Dans un immeuble à la gestion complexe, les copropriétaires peuvent, lors du contrôle des comptes, se faire assister par tout technicien de leur choix dont les honoraires seront supportés par la copropriété, à condition de l'avoir prévu dans le budget.

Chaque année, le syndic doit présenter les comptes de l’exercice clos, pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés (Décret du 18 mars 2005 – Article 8).

En amont, les membres du conseil syndical ont mission de les vérifier afin de donner un avis en assemblée générale et d'éclairer le vote des copropriétaires.

• En convoquant les copropriétaires à l'assemblée générale, le syndic à l'obligation de leur fournir trois types de documents qui doivent être notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :

A l’occasion de la clôture de l’exercice, le syndic doit établir la synthèse des documents comptables destinée à être présentée aux copropriétaires : l’état financier, le compte de gestion général et l’état des travaux (Article 8 – Décret du 18 mars 2005) .

 

Ces documents doivent être établis sous forme de tableaux, conformément aux modèles prévus en annexe au décret.

 

§    L'état financier présente l'état des créances et des dettes. Il comporte la situation de trésorerie (mentionnée à l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée) et fait apparaître le montant des emprunts restant dus. Dans ce document figurent les dettes du syndicat (factures non acquittées, sommes dues au syndicat, créances en attente...)

 

§    Le compte de gestion général présente les charges et les produits de l'exercice. Il comprend le compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles.
L’article 14-2 de la loi de 1965, modifié par la loi du 13 décembre 2000, mentionne les dépenses pour travaux qui par nature ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel, mais qui est intégré à ce compte de gestion général.
Ce compte de charges et de produits, qui retrace l’activité comptable du syndicat au cours de l’exercice. Ce document s’apparente à l’ancien compte des recettes et dépenses.
Ce compte fait apparaître toutes les sommes que le syndic a encaissées au cours de l'exercice (remboursements de charges, provisions, indemnités d'assurance, ristournes consenties par un fournisseur, produits financiers de sommes placées, des loyers pour un emplacement publicitaire ou un remboursement de la Sécurité sociale concernant un employé d'immeuble...) ainsi que l'ensemble des dépenses acquittées du syndicat.
Ce compte présente le détail de toutes les sommes réglées ou à régler, encaissées ou à encaisser.

 

§    L'état des travaux de l'article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l'exercice fait apparaître en fin d'exercice le réalisé et le prévisionnel de chaque opération.
Ce compte retrace le bilan des opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel, qui peuvent se tenir sur plusieurs exercices comptables.

 

A partir de ces documents, le syndicat des copropriétaires réuni en assemblée générale, vote l’approbation des comptes de la copropriété, portant sur l’exercice clos. Sont également votés, d’une part, le budget prévisionnel concernant les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et d’équipement communs de l’immeuble, d’autre part les dépenses pour travaux et les opérations exceptionnelles (Décret du 18 mars 2005 – Article 2).

• Le vote des comptes :

Les copropriétaires doivent se prononcer à la majorité simple des présents ou représentés selon l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Une fois approuvé les comptes seront définitifs et toute contestation devient impossible, à moins que la décision ne soit annulée par un tribunal à la suite du recours d'un copropriétaire. Si l'assemblée générale approuve les comptes, cela vaut ratification de la gestion financière du syndic et interdit toute révision ultérieure des dépenses de la copropriété (Cass. 3ème civ. 27 avril 1988), sauf erreur, omission ou présentation inexacte (art. 1269 du nouveau code de procédure civile).

Cela vaut également ratification des actes accomplis par le syndic qui se sont traduits par l'engagement de dépenses entérinées, même si ces dernières ont été irrégulièrement engagées, faute d'autorisation préalable de l'assemblée générale (Cass. 3ème civ.15 mars 1989).

Chaque copropriétaire est alors tenu de payer sa quote-part de charges communes. C'est seulement après l'approbation des comptes que peut être réclamé le solde de charges à payer. Les comptes s'imposent à tous les copropriétaires, même à ceux qui ont voté contre.

Toutefois, l'approbation des comptes n'empêche pas un copropriétaire qui n'a pas été convoqué à l'assemblée générale de contester, dès lors que la décision lui est inopposable. Un copropriétaire peut également demander la rectification d'erreurs commises par le syndic dans l'établissement des comptes individuels. Dans tous les cas, pour contester la décision d'approbation, le copropriétaire devra respecter un délai de 2 mois après la réception du procès-verbal. Il doit alors s'adresser au tribunal de grande instance.

Il existe une possibilité de voter les comptes sous réserve. Il s'agit d'un refus de certaines dépenses mais pas de l'ensemble des comptes. Il faut faire figurer ces réserves au procès-verbal. Ces réserves peuvent consister en des dépenses non votées en AG, d'un dépassement de devis, d'une facture non conforme au contrat... Si l'assemblée vote ces réserves à la majorité, le syndic devra alors rembourser les sommes contestées.

(Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 – article 33)

Les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part. L'approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires.

Au sens et pour l'application des règles comptables du syndicat :

- sont nommées provisions sur charges les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l'approbation des comptes du syndicat ;

- sont nommés avances les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves, ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux.

- Les avances sont remboursables.

En même temps qu'il soumet ses comptes à l'approbation de l'assemblée, le syndic lui présente le projet de budget prévisionnel du prochain exercice. Ce budget est en principe annuel et peut être établi par simple application d'un coefficient correcteur au montant des dépenses de l'exercice antérieur.

Ainsi, les charges pour opérations courantes et produits attendus sur opérations courantes font l’objet d’un budget prévisionnel qui doit être présenté dans un document récapitulatif selon l’annexe n°2 du décret du 14 mars 2005 (Décret du 14 mars 2005 – Article 9).

Depuis le 1er janvier 2002 (art.14-1 de la loi de 1965), il est rendu obligatoire, le vote chaque année, par le syndicat de copropriétaires d'un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes de l'immeuble.

 (Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 – article 32)

Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes :

1° Aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ;

2° Aux travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ;

3° Aux travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;

4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;

5° Et, d'une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.

(Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 – article 32)

Les travaux de maintenance sont les travaux d'entretien courant, exécutés en vue de maintenir l'état de l'immeuble ou de prévenir la défaillance d'un élément d'équipement commun ; ils comprennent les menues réparations. Sont assimilés à des travaux de maintenance les travaux de remplacement d'éléments d'équipement communs, tels que ceux de la chaudière ou de l'ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d'entretien y afférent. Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs.

(Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 – article 32

Le budget prévisionnel couvre un exercice comptable de douze mois. Il est voté avant le début de l'exercice qu'il concerne. Toutefois, si le budget prévisionnel ne peut être voté qu'au cours de l'exercice comptable qu'il concerne, le syndic, préalablement autorisé par l'assemblée générale des copropriétaires, peut appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. La procédure prévue à l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s'applique pas à cette situation.

Le syndic est désormais tenu d'effectuer les appels de fonds auprès des copropriétaires, sous forme de provision pour le trimestre à venir. Cela signifie que la copropriété adopte un budget prévisionnel et programme quatre appels de fonds par an égaux au quart du budget voté. L'assemblée peut toutefois voter à la majorité de l'article 24, des appels de fonds mensuels ou semestriels, elle peut aussi décider d'ajuster le montant des acomptes en fonction de la prise en charge des dépenses plus élevées en hiver... En fin d'exercice une régularisation pourra avoir lieu.

(Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 – article 23)

Le syndic peut exiger le versement :

1° De l'avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel ;

2° Des provisions du budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3 de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 ;

3° Des provisions pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel prévues à l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et énoncées à l'article 44 du présent décret ;

4° Des avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale ;

5° Des avances constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965.

(Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 – article 24)

Pour l'exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible. Pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la décision d'assemblée générale, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense.

• Les avantages de ce dispositif :

·      Il permet aux copropriétaires de connaître à l'avance le montant uniforme et la date des appels de fonds et d'éviter ainsi les à-coups financiers provoqués par une lourde facture de fuel ou une prime d'assurance.

·      Il permet le paiement des appels de charge par TIP (titre interbancaire de paiement), plus simple et moins coûteux à gérer que les chèques.

·      le fait de régler les sommes en début de trimestre permet de réduire le montant du fonds de roulement, qui passe de 40% du budget annuel à 10 ou 15%, soit un mois de fonctionnement.

• Les inconvénients de ce dispositif :

·      un regard seulement annuel sur les comptes  qui rendra leur vérification et celle des charges plus difficile en cours d'exercice.

·      La répartition exacte des charges entre l'acquéreur et le vendeur d'un logement en copropriété ne pourra se faire avant la fin de l'exercice.

·      le budget prévisionnel doit être adopté en début d'exercice. Or il faut du temps pour clore les comptes de l'exercice précédent, rédiger la convocation et organiser l'assemblée générale. Le syndic devra réduire à quelques semaines le délai qui sépare la clôture des comptes de l'assemblée générale.

·      Les difficultés du passage aux comptes annuels, pour éviter le double appels de fonds pour le 1er trimestre 2002 (charges du 4ème trimestre 2001 et appel de charges du 1er trimestre 2002), la commission relative à la copropriété a conseillé aux syndics, dans la recommandation n°21 du 30 octobre 2001, de ne pas reconstituer les fonds quand ils avaient déjà été prélevés au titre des dépenses du 4ème trimestre.