L'assemblée générale

• L'ordre du jour (Article 10 du décret du 17 Mars 1967 modifié par l’article 6 du décret du 27 Mai 200).

  Avant ce décret du 27 Mai 2004, la convocation de l’assemblée générale était accompagnée d’un ordre du jour établi par le syndic qui en était le seul maître. Lorsque les copropriétaires voulaient absolument inscrire une question à l’ordre du jour, ils n’avaient à leur disposition que la procédure de ‘’l’ordre du jour complémentaire’’, ce qui était coûteux et frustrant. Désormais, l’ordre du jour est ouvert à tout moment, à tout copropriétaire qui souhaite faire inscrire une question à l’ordre du jour de l’Assemblée. Il pourra demander par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic, l’inscription à l’ordre du jour de la question qu’il souhaite voir débattue en assemblée générale. Mais attention car le syndic ne pourra pas inscrire une question si celle-ci lui arrive trop tardivement (la date limite de réception n'est pas précisée). Il est important que le conseil syndical informe tous les copropriétaires de la date de réunion préparatoire de l'assemblée générale car c'est au cours de cette réunion qu'est en principe défini l'ordre du jour conjointement avec le syndic. Cette réunion pourrait représenter la date limite de dépôt des demandes. Rappelons que les questions non inscrites à l'ordre du jour ne peuvent faire l'objet de votes, elles peuvent seulement être examinées par l'assemblée générale sans effet décisoire.

• Les documents à joindre à la convocation (article 11 du décret du 17 Mars 1967, modifié par l’article 7 du décret du 27 Mai 2004).
  
  Deux catégories de documents doivent désormais être notifiés en même temps que l’ordre du jour :
  
  Pour la validité de la décision :
  -L’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes ;
  -Le projet de budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;
  -Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation des travaux ;
  -Le ou les projets de contrat du syndic lorsque l’assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;
  -Le projet de convention ou de la convention ;
  -le projet de règlement de copropriété ou ses modifications lorsque l’assemblée est appelée à établir ou modifier cet acte ;
  -Certains projets de résolution (article 14-1 et 14-2, article 20 alinéa 2 et 3, article 25, article 26-2, article 30 alinéa1, 2 e t3, article 35, article 37 alinéa 3 et 4, et article 39 de la loi du 10 Juillet 1965) ;
  -Le projet de résolution tendant à autoriser s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;
  -Les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire.
  L’absence d’un ces documents rendra la décision caduque.
  
  Pour l’information des copropriétaires :
  -Les annexes au budget prévisionnel ;
  -L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
  -Les avis consultatifs du conseil syndical.

• La feuille de présence  (article 14 du décret du 17 Mars 1967, modifié par l’article 9 du décret du 27 mai 2004).
  
  La feuille de présence devient un document dont le contenu est précisé et acquiert une valeur de preuve renforcée, puisqu’elle doit désormais être annexée au procès-verbal. La feuille de présence peut contenir plusieurs feuillets et être tenue sous forme électronique. Ainsi, tout copropriétaire peut en demander copie et obtenir la liste des copropriétaires, ce qui n'était pas possible avant.

• La disparition du bureau de l’Assemblée (article 15 du décret du 17 mars 1967, modifié par l’article 10 du décret du 27 mai 2004).
  
  Il n’y a plus à proprement parler de bureau de l’assemblée, car, l’article 10 précise qu’au début de chaque réunion, l’assemblée générale désigne son président, le secrétaire et s’il y a lieu un ou plusieurs scrutateurs. Leur élection est facultative, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie leur existence et elle s'effectue à la majorité simple.

• Les conditions du vote selon la procédure de l’article 25-1 (article 19 du décret du 17 Mars 1967, modifié par l’article 12 du décret du 27 Mai 2004).
  
  La loi SRU a introduit un article 25-1 dans la loi du 10 juillet 1965 qui permet à l’assemblée générale des copropriétaires lorsqu’un projet de résolution a obtenu au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, de procéder au cours de la même assemblée, à un second vote à la majorité de l’article 24. Le décret du 27 Mai 2004 précise sur ce point : ‘’à moins que l’assemblée ne décide que la question sera inscrite à l’ordre du jour d’une assemblée ultérieure’’. L'assemblée peut donc décider de ne pas délibérer immédiatement à la majorité de l'article 24 et de reporter l'examen dune résolution à l'ordre du jour d'une assemblée ultérieure. Par ailleurs, lorsque la résolution porte sur l’approbation d’un contrat, d’un devis ou d’un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, l’assemblée générale doit expressément voter sur toutes les candidatures et ce n’est qu’à l’issue de ce vote à la majorité de l’article 25 qu’elle peut éventuellement procéder à un second vote à la majorité de l’article 24. Il est évident que ce lourd formalisme devra faire l’objet d’un contrôle rigoureux des scrutateurs.

• Le procès verbal (article 11 du décret du 17 mars 1967, modifié par l’article 17 du 27 Mai 2004).
  
  Le décret du 27 Mai 2004 modifie sur trois points l’article 17 du décret du 17 mars 1967 :
  
  -Une mesure commandée par l’application de la majorité simplifiée de l’article 24 qui ne tient plus compte que des suffrages exprimés : le procès-verbal comporte sous chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.
  -Le procès-verbal de chaque assemblée est signé à la fin de la séance, par le président, le secrétaire et, par le ou les scrutateurs. Ainsi devraient se trouver éviter les signatures tournantes, les retards à la notification des procès-verbaux et les contestations résultant d’une rédaction à posteriori. Toutefois quelques réserves peuvent être formulées, car cette mesure semble s'adapter parfaitement aux petites copropriétés mais la comptabilisation de tous les votes pourrait donner lieu à de longues prolongations pour les grosses copropriétés. De plus, une fois signé en fin de séance, le procès verbal ne peut plus être corrigé, sauf par la voie d'une contestation judiciaire.
  -Désormais, le registre des procès-verbaux peut-être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 du code civil. Ce procédé devrait permettre d'établir le procès-verbal en cours de séance.

• L’organisation et le fonctionnement (article 22 du décret du 17 Mars 1967, modifié par l’article 15 du décret du 27 mai 2004).
  
  Si le conseil syndical n’est pas prévu par le règlement de copropriété, il doit être décidé par l’assemblée générale, qui peut maintenant l’établir ou le modifier à la majorité de l’article 24. Le décret introduit là une grande souplesse.
   

• Le droit de se faire assister (article 27 du décret du 17 mars 1967, modifié par l’article 16 du décret du 27 Mai 2004).
  
  Le conseil syndical avait le droit de se faire assister pour exercer sa mission de conseil et de contrôle par tout technicien de son choix. Dorénavant, il peut plus largement prendre conseil auprès de toute personne de son choix, sans précision de sa qualification et, demander un avis technique à tout professionnel de sa spécialité.
   

• Le devoir de rendre compte (article 21 et 22 du décret du 17 Mars 1967, modifié par l’article 15 du décret du 27 Mai 2004).
  
  L’assemblée générale pouvait et peut toujours donner à la majorité de l’article 25, au conseil syndical une délégation pour traiter une question relevant de la majorité de l’article 24 mais la délégation fixe le montant maximal de la dépense et surtout en détermine l'objet. Le nouvel article 22 prévoit l'obligation pour le conseil syndical de rendre compte chaque année de sa mission. Mais le texte est muet sur les conséquences que peut entraîner le défaut de compte-rendu. De même il ne précise pas la forme qu'il doit prendre, rapport écrit accompagnant la convocation ou oral en début d'assemblée ? Il est recommandé pour le conseil syndical d'instaurer une sorte de journal de bord qui recensera les dates de réunions, les questions débattues, l'avis technique de professionnels ...

• Une information améliorée (article 33-1 du décret du 17 Mars 1967).
  
  Cette information améliorée est manifeste sur deux points précis :
  
  -La remise du bordereau des archives : Le nouveau syndicat doit remettre au conseil syndical le bordereau récapitulatif de remise des archives qui lui a été remis par l’ancien syndic lors de la transmission de celle-ci.
  -L’avis du conseil syndical doit dorénavant être requis avant de demander la nomination d’un administrateur provisoire.

 Le syndic

Les fonctions de syndic peuvent être exercées par toute personne physique ou morale.

• Le contrat de syndic (article 29 du décret du 17 mars 1967, modifié par l’article 18 du 27 Mai 2004).

L’article 18 du décret du 27 Mai 2004 apporte une innovation importante sur cette question, puisque désormais le contrat de syndic est approuvé par une décision unique de l’assemblée générale des copropriétaires. De ce fait, la désignation du syndic et l’approbation de son contrat deviennent une décision unique à la majorité de l'article 25.
Autre élément important, le syndic devra notifier pour information des copropriétaires en même temps que l’ordre du jour, l’état détaillé des sommes perçues par lui au titre de sa rémunération.

• Les archives (articles 33 et 33-1 du décret du 17 Mars 1967, modifié par l’article 21 du décret du 27 Mai 2004).

  L’article 21 du décret du 27 Mai 2004 précise maintenant de quoi se composent les archives du syndicat et exige que leur transmission, par l’ancien syndic au nouveau syndic, soit accompagnée d’un bordereau dont la copie sera remise au conseil syndical.

  Les archives comprennent :

  -le règlement de copropriété et l’état de répartition des charges ;

  -toutes les conventions, correspondances, pièces, plans, registres, documents et décisions de justice concernant le syndicat ;

  -les registres des procès-verbaux et leurs annexes, notamment la feuille de présence ;

  -les documents comptables ;

  -le carnet d’entretien ;

  -le diagnostic technique s’il en existe un.

• Les conventions de l’article 39 et les mandats particuliers (article 39-1 du décret du 17 mars 1967, modifié par l’article 27 du décret du 27 Mai 2004).

  L’autorisation spéciale, donnée par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 pour la conclusion d’une convention entre le syndicat et le syndic ou l’un de ses proches parents est étendue à la personne liée à lui pour un acte civil de solidarité (article 39 alinéa1). Lorsque certains copropriétaires bénéficient de subventions publiques pour travaux sur parties communes, le syndic a la possibilité d’obtenir des mandats spéciaux de ces copropriétaires pour grouper les demandes.

• La création d’union de coopératives.

La création d’une union de coopératives est à la discrétion des syndicats de forme coopérative, qui ont pour objet de créer et gérer des services pour faciliter la gestion (article 42-2 du décret du 17 mars 1967). Le syndic peut confier sous sa responsabilité, l’exécution de certaines tâches à une union de coopérative. Par ailleurs l’union de syndicats peut-être propriétaire de biens nécessaires à son objet (articles 63). Elle peut donc acquérir un patrimoine sous forme de locaux d’immobilisation.

• Le conseil de l’union et l’ordre du jour de l’assemblée générale (article 63 du décret du 17 Mars 1967).

Chaque syndicat de copropriétaire désigne parmi les copropriétaires son représentant à la majorité de l’article 24. Le mandat a une durée de 3 ans renouvelable et ne donne pas lieu à rémunération (article 63-2). Le conseil de l’union a un rôle similaire à celui du conseil syndical en copropriété puisqu’il donne son avis sur toutes les questions concernant l’union (article 63-1). Il a accès à tous les documents concernant l’union et peut ainsi exercer un contrôle.
En ce qui concerne l’ordre du jour, le syndic de chaque syndicat de copropriété faisant partie de l’union est tenu de soumettre préalablement pour avis à l’assemblée générale du syndicat, ou au conseil syndical, les questions portées à l’ordre du jour de l’assemblée de l’union. Ceci suppose que l’assemblée de l’union ne pourra valablement délibérer que si chaque syndicat a pu, lors de sa propre assemblée, donner son avis sur les questions à l’ordre du jour.

 Les syndicats en difficulté

Articles 62-2 et suivant du décret du 17 Mars 1967, modifié par les articles 35 à 44 du décret du 27 Mai 2004.

Trois grandes orientations se dégagent des nouvelles dispositions du décret du 27 mai 2004 sur cette question :

-Le conseil syndical voit son rôle renforcé. Il est constitué par le syndic avant de présenter sa requête au président du Tribunal de Grande instance, statuant comme en matière de référé, afin de solliciter la nomination d’un administrateur provisoire (article 62-2). Son président reçoit copie du pré-rapport déposé par l’administrateur provisoire (article 62-11).
-L’information des copropriétaires est accentuée. Ils reçoivent notification préalable des conclusions du rapport de l’administrateur provisoire, lorsque l’assemblée générale est appelée à statuer sur une question qui découle de ce rapport (articles 62-11 et 62-13).
-Le caractère contradictoire de la procédure de scission répond aux questions qui se posaient après la publication de la loi SRU. Qui agissait contre qui ? après le dépôt du rapport définitif de l’administrateur provisoire, des copropriétaires représentant au moins quinze pour cent des voix peuvent assigner le syndicat qui a été désigné devant le président du tribunal de grande instance, statuant comme en matière de référé, en vue de prononcer la division du syndicat. La même demande peut-être faite par le procureur de la république si l’ordre du jour l’exige. Informés de la demande d’audience, les copropriétaires peuvent s’y présenter pour être entendus par le juge (article 62-15).

• Les charges de copropriété

Reprenant une définition jurisprudentielle, l’article 45-1 alinéa 1 définit les charges de copropriété comme étant ‘’Les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part’’. Leur montant suppose l’approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale mais cette décision ‘’ne constitue pas une approbation des comptes individuels de chacun des copropriétaires’’.

• Les versements exigibles

L’article 35 du décret du 17 Mars 1967, dans sa nouvelle rédaction, énumère limitativement les sommes dont le syndic peut exiger le versement :

- « De l’avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder un sixième du budget prévisionnel ». Cette avance se substitue à ce qui était dénommé auparavant «fonds de roulement ou avance permanente de trésorerie ». Elle est donc variable en fonction du budget prévisionnel et ajustable annuellement. Elle correspond à deux mois de budget prévisionnel. Cette disposition limite sur ce point la liberté du règlement de copropriété ;
- « Des provisions du budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3 de l’article 14-1 de la loi du 10 Juillet 1965 ». Ce sont « les provisions budgétisées » sous réserve des dispositions de l’article 43 alinéa 2 du décret du 17 Mars 1967. Ce sont des règlements provisoires à valoir sur le montant des charges, définitivement arrêté après approbation des comptes. Cette disposition entraîne la disparition du remboursement des dépenses à terme échu ;
- « des provisions pour dépenses non comprises dans le budget prévisionnel prévues à l’article 14-2 de la loi du 10 Juillet 1965 et énoncées à l’article 44 du présent décret, dont l’assemblée a seule compétence pour fixer le nombre, le montant, la date et la périodicité des échéances ;
- « Des avances correspondant à l’échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l’assemblée générale ». Il s’agit de travaux décidés dans leur principe, dont l’exécution est programmée à court terme.
- « Des avances constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de l’article 18 de la loi du 18 juillet 1965 ». ces avances concernent des travaux d’entretien ou de conservation qui relèvent normalement du budget prévisionnel, qui ne sont pas encore décidés et qui se révèleraient nécessaires dans les trois années à venir.

• Les avis

Selon l’article 35-2, pour l’exécution du budget prévisionnel, comme pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire par simple lettre, un avis indiquant le montant de la provision exigible, préalablement à la date d’exigibilité déterminée par la loi dans le premier cas, ou un avis indiquant le montant de la somme d’exigibilité déterminée par la décision de l’assemblée générale, dans le second cas.

• Le compte séparé

L’article 18 alinéa 7 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi SRU, pose le principe de l’ouverture obligatoire d’un compte bancaire ou postal séparé ou non du syndicat, sauf dispense au profit du syndic dont la réglementation de l’activité ou de la profession organise le maniement des fonds du syndicat et la garantie de leur représentation. Le syndic non professionnel ne pouvait bénéficier de cette dispense, l’article 38 du décret du 17 Mars 1967 est donc abrogé.
Le nouvel article 29-1 du décret du 17 Mars 1967 contient, à cet égard, d’intéressants et utiles compléments. La dispense, limitée dans le temps mais renouvelable, présente un caractère personnel. La décision votée par l’assemblée à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l’article 25-1, fixe la durée de la dispense. Elle cesse de plein droit en cas de désignation d’un autre syndic.

• Le placement des fonds

L’article 35-1, se substituant à l’article 35 in fine, prévoit que «l’assemblée générale décide, s’il y a lieu, du placement des fonds recueillis». Cette disposition est complémentaire de celle relative au compte séparé. C’est, dans ce cas, qu’elle trouve la plénitude de son application, mais il n’entre pas dans l’objet du syndicat de se livrer à des opérations spéculatives.
L’article 35-1 ajoute que l’assemblée générale décide de l’affectation des intérêts produits par ce placement. Cette décision est prise à la majorité de l’article 24.

• Le recouvrement des fonds

Seules les provisions budgétisées bénéficient de la procédure de recouvrement accéléré instituée par l’article 19-2 de la loi du 10 Juillet 1965. Le recouvrement de l’ensemble des autres créances du syndicat à la rencontre d’un copropriétaire obéit aux règles de la procédure de droit commun.
Quant au privilège spécial immobilier occulte de l’article 19-1 de la loi du 10 juillet 1965, qui se trouve à s’exercer qu’en cas de mutation à titre onéreux, il ne bénéficie qu’à la participation aux charges et travaux mentionnés aux articles 10 et 30 de la loi du 10 juillet 1965, à l’exclusion de toute autre créance.

• L’état daté

Avant l’établissement de tout acte conventionnel réalisant ou constatant le transfert de propriété d’un lot ou d’une fraction de lot, ou la constitution sur ces derniers d’un droit réel, le syndic adresse un «état daté» au notaire chargé de recevoir l’acte, à la demande de ce dernier ou du copropriétaire cédant. Avec le souci d’une plus grande transparence et d’une meilleure information des parties, le nouvel article 5 recompose l’état daté qui désormais comprend trois parties, voire quatre avec l’annexe à la troisième partie :

-Dans la première partie : Le syndic indique les dettes du copropriétaire à l’égard du syndicat au titre des provisions exigibles du budget prévisionnel ; des provisions exigibles des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel ; des charges impayées sur les exercices antérieurs ; et des sommes mentionnées à l’article 33 de la loi du 10 juillet 1965.
Le syndic ou le copropriétaire cédant peut, le cas échéant porter ces indications à la connaissance des créanciers inscrits. Ces renseignements portent exclusivement sur le lot considéré et, au moment où il les établit, le syndic ne peut les fournir que d’une manière approximative, sous réserve de l’apurement des comptes.
-Dans une seconde partie, le syndic indique les sommes dont le syndic pourrait être débiteur envers le copropriétaire cédant, au titre des avances mentionnées à l’article 42-1 ; des provisions du budget prévisionnel pour les périodes postérieures à la période en cours et rendues exigibles en raison de la déchéance du terme prévue par l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965. Ici encore, les renseignements ne peuvent être donnés par le syndic que d’une manière approximative et sous réserve de l’apurement des comptes.
-Dans la troisième partie, le syndic indique les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire, pour le lot considéré, au titre de la reconstitution des avances mentionnées à l’article 45-1 et ce, d’une manière même approximative ;

• L’apurement des comptes

Selon la jurisprudence, la répartition des charges de copropriété, entre vendeur et acheteur, s’opérait en fonction de l’exigibilité et de la liquidité au moment de la cession. Les nouvelles règles en matière de gestion comptable du syndicat permettent une simplification du compte à faire.
Le nouvel article 6-2 du décret prévoit, en effet que :
-Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur.
-Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité.
-Le trop ou moins perçu sur provision, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes.
Certaines règles appliquent le principe de l’exigibilité, laquelle implique maintenant la liquidité, mais elles ne concernent que les rapports des parties avec le syndicat. L’article 6-3 ménage un effort aux parties à la mutation à titre onéreux, la possibilité d’une convention différente qui n’a d’effet qu’entre elles.