Procès-verbal d'assemblée

Le plus grand soin doit être apporté à la rédaction du procès?verbal. L'article 17 du décret du 17 mars 1967 fixe un certain nombre de règles qui doivent être scrupuleusement respectées. En effet, il est fréquent que des difficultés contentieuses naissent par suite d'une rédaction défectueuse des procès-verbaux 

Syndicat des copropriétaires de (immeuble situé à…, rue…, n°…

Assemblée générale ordinaire du…

L'an 200. et le…, à…(heure),

L'assemblée s'est réunie après que les copropriétaires aient été régulièrement convoqués :

-  par lettres recommandées avec avis de réception toutes adressées au moins quinze jours avant la date de ce jour;
-  et pour les copropriétaires habitant l'immeuble, savoir M…. (indiquer les noms des copropriétaires qui ont été convoqués par émargement), par remise directe, ainsi qu'il résulte d'un bordereau signé et daté par chaque intéressé joint au présent procès-verbal.

II résulte de la feuille de présence que sont présents ou représentés (quatorze) copropriétaires représentant ensemble (820) voix sur les (1 000) voix correspondant aux mille millièmes de copropriété de l'ensemble.

Sont absents, non représentés :

-  M. …, disposant de … voix ;
-  M. …, disposant de … voix;
-  M. …, disposant de … voix.

Le syndic, remplissant au début de la réunion les fonctions de secrétaire provisoire, a invité les copropriétaires à composer le bureau de l'assemblée.

L'assemblée a élu alors son bureau, savoir :

- en tant que président: M. …, élu à l'unanimité);
- en tant que scrutateurs : M. … par … voix sur … et M…. à l'unanimité ;
- en tant que secrétaire, M… , syndic de l'immeuble, aucun copropriétaire ne s'opposant à sa désignation.

Le président, les scrutateurs et le secrétaire de l'assemblée ont procédé à la certification de la feuille de présence.
Puis le président a donné connaissance aux copropriétaires de l'ordre du jour, conforme à la convocation et qui est donc le suivant :

1 ° compte rendu annuel du syndic sur la gestion administrative et comptable du syndicat;
2° approbation des comptes de (exercice ;
3° quitus délivré au syndic.

-  Délibérations de l'assemblée

a) Gestion administrative du syndic.
Le syndic a donné lecture du compte rendu qui était joint à la convocation de l'assemblée.
II a ensuite répondu à diverses questions posées par les copropriétaires.

b) Gestion comptable.
Le syndic a donné lecture à l'assemblée
- des états de recettes et de dépenses de l'exercice écoulé;
- des états des dettes et créances du syndicat à la fin du même exercice ;
- de la situation de trésorerie.

II a rappelé que ces documents ont été notifiés en même temps que l'ordre du jour conformément aux dispositions de l'article 11-1° du décret du 17 mars 1967.

Puis le syndic a demandé à l'assemblée d'approuver sa gestion administrative et comptable.
Plusieurs copropriétaires ayant demandé des explications, le syndic leur a fourni les réponses appropriées.
Le syndic a demandé enfin quitus de la gestion pour l'exercice écoulé.

L'assemblée a été alors appelée à voter la résolution suivante :

L'assemblée des copropriétaires de l'immeuble situé à..., rue..., n°..., réunie le..., ayant pris connaissance du compte rendu annuel du syndic sur la gestion administrative et comptable durant l'exercice 200. et plus particulièrement des divers comptes notifiés en même temps que la convocation à l'assemblée,

après en avoir délibéré, approuve ces comptes et donne quitus plein et entier au syndic pour sa gestion administrative et comptable pendant l'exercice écoulé.

Mise aux voix, cette résolution a obtenu les résultats suivants :

-  pour (...) représentant ... millièmes ;
- contre (...) représentant ... millièmes ;
- abstentions (...) représentant ... millièmes.

La majorité nécessaire étant de (501) sur (1 000) et le nombre de voix favorables étant de (750), le président a constaté que la résolution était adoptée. 

- Clôture du procès-verbal.

Préalablement à la clôture du présent procès-verbal, le président demande aux copropriétaires s'ils ont des réserves à faire concernant la régularité des convocations ou de la tenue de l'assemblée et la régularité des votes intervenus.

Aucune réserve n'étant faite, par quiconque, il en est pris acte.

- Notification de la décision. 

Le président rappelle que, conformément à l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965, la présente décision sera notifiée aux copropriétaires qui ne sont ni présents ni représentés, comme à ceux qui sont opposés aux résolutions adoptées. 

Plus rien n'étant à l'ordre du jour, la séance est levée à ... heures.