Le décret n° 2005 -240 du 14 mars 2005, et son arrêté rendu le même jour, ont été publié au Journal Officiel le 18 mars 2005.

Tous deux relatifs aux comptes du syndicat des copropriétaires, ils ont pour objectif de clarifier et améliorer les relations entre syndic et copropriétaires. Ces textes créent un cadre strict pour les écritures et leurs enregistrements. Une nomenclature est ainsi établie, ayant valeur de plan comptable – copropriété comme énoncé par la Loi SRU et Il en découle pour le syndic de nouvelles obligations le liant à l’exercice de pratiques comptables plus rigoureuses que par le passé.

Champ d’application : destiné au professionnels ?

Les petites comme les grandes copropriétés sont visées et l'on peut regretter que ces dispositions contraignantes soient imposées aux petites copropriétés, qui ont une comptabilité quasi-familiale. il aurait été judicieux de prendre en considération des difficultés engendrées pour les petites copropriétés ou les syndics bénévoles, et d’envisager un régime plus souple à leur égard.

Il faut préciser que le décret ne concerne que la comptabilité du syndicat, et non celle du syndic en sa qualité de professionnel.

Un effort de compréhension vis- à vis des copropriétaires

On observe que malgré des dispositions parfois compliquées (il s’agit d’un texte juridique portant sur une question délicate qu’est la comptabilité), le décret a le mérite de définir quelques termes comptables comme Livre journal, le grand livre des comptes…, Etat financier, compte de gestion générale, l’état des travaux (art 8).

On aurait toutefois souhaité qu’une correspondance soit aussitôt établie entre l’état financier et le compte des recettes et des dépenses. Tout comme le décret de mai 2004 qui avait établi la définition des charges, etc. … ce nouveau décret conserve cette tendance à la définition terminologique qui est conforme à l’esprit de la loi SRU.

On observe néanmoins une certaine ambivalence des moyens mis en oeuvre , puisque le décret se veut, source de clarté et d’une meilleure compréhension pour le copropriétaire, alors qu’il n’est pas certain que les présentations nouvelles, élaborées dans un souci de transparence comptable, soient plus faciles d’approche…

L’essentiel de la réforme

L’apport novateur du décret et de son arrêté, porte essentiellement sur la nomenclature des comptes fixée par l’arrêté et les tableaux annexés au décret  dont l’utilisation est rendue obligatoire par le texte.

L’arrêté n’est que partiellement innovant, puisqu’il ne fait que confirmer des pratiques comptables déjà existantes chez certains professionnels, mais ces dispositions encadrent la comptabilité des copropriétés, et confirment des règles comptables qui obligent à tenir une comptabilité rigoureuse.

Concernant la nomenclature, il s’agit ici de distribuer les comptes, leur libellé et leur numérotation pour obtenir une nomenclature commune à tous les syndics et une meilleure harmonisation.

Le décret se présente comme un « Véritable guide » à l’attention des comptables :

• les modèles de présentation des comptes annexés au décret sont des tableaux que le syndic doit impérativement utiliser.

• la nomenclature, admise comme le seul plan comptable que le syndic puisse utiliser pour la comptabilité des copropriétés.

• la confirmation de l’application de règles comptables qui établissent le cadre d’une comptabilité rigoureuse.

Les nouvelles obligations du syndic

• Mise en place d’une comptabilité d’engagement ;

• Tenue d’une double comptabilité selon la nomenclature du plan comptable établi par le décret, puis selon la clé de répartition des charges donnée par le règlement de copropriété de l’immeuble ;

• Même s’il n’existe qu’un seul compte par copropriétaire, le syndic doit être en mesure d’expliquer quelles sont les sommes dues au titre des charges courantes, provisions pour travaux, avances, emprunts ;

• Utilisation obligatoire du plan comptable décrit par la nomenclature fixée par l’arrêté, et impossibilité d’employer le plan comptable général des entreprises ;

• Conservation des documents comptables, référencés et datés, pendant une période de 10 ans.

• Mise à la disposition des copropriétaires, de l’ensemble des documents comptables pour une parfaite information et la vérification des comptes.

Les conséquences technologiques : la mise en conformité des logiciels de copropriété avec les nouvelles règles comptables

Les logiciels destinés à la gestion des syndics de copropriété, vont devoir subir des modifications et s’adapter pour être utilisés dans le respect des nouvelles dispositions comptables. Les informaticiens doivent prendre en compte les changements engendrés par ce texte. Les éditeurs de logiciels y travaillent déjà, puisque l’entrée en vigueur de ces normes comptables est prévue pour le 1^er janvier 2006.

Bilan : Les avantages ? Les inconvénients ?

Avantages :

• Avec ce décret et cet arrêté, on s’approche un peu plus d’une harmonisation des comptabilités d’un syndic à l’autre. Et cela peut faciliter les relations entre syndics à l’occasion de la transmission des dossiers, et la compréhension de la comptabilité à l’occasion du changement de syndic.

• Ce décret a pour objectif de rendre « accessible » les pièces comptables aux copropriétaires.

• Ce décret a pour but de rassurer les copropriétaires, soucieux de la bonne gestion de leur patrimoine, et de leur éviter d’être confrontés aux comptabilités mal ficelées de certains syndics. Ce texte dicte des règles de comptabilités rigoureuses, augmente le nombre de tableaux de synthèses à présenter en vue d’une meilleure transparence des comptes.

Inconvénients :

• Les syndics ne manqueront pas d’invoquer une surcharge de travail pour leurs comptables et proposeront probablement une augmentation de leurs honoraires.

• Sans compter sur la nécessité d’adapter les logiciels de gestion de copropriété engendrant un surcoût évident.

• Certains avancent déjà que la multiplication des documents fera obstacle à la compréhension de la comptabilité par les copropriétaires.

Il est encore trop tôt pour savoir si ces textes aboutiront aux objectifs escomptés, mais on peut dors et déjà, penser que cela va créer des difficultés dans la mise en application.

En effet, l'article 8 du décret comptable indique que "les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges", alors que l'article 6-2 du décret du 17 mars 1967 remanié par le décret du 27 mai 2004 indique que "le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l'approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l'approbation des comptes"...

Enfin, on peut soulever un premier problème concernant l’application de ces règles dans le temps. L’entrée en vigueur de ces textes étant fixée au 1^er janvier 2006, cela signifie t-il que toutes les assemblées qui auront lieu après le 1^er janvier 2006 devront respecter les nouvelles présentations des comptes imposées par le décret ?