Cette recommandation rappelle et reprend pour l’essentiel des notions de base concernant la tenue des assemblées générales.

1- La feuille de présence doit préciser les noms et adresses des mandataires

La Commission rappelle, en effet, que la feuille de présence doit non seulement contenir les noms et adresses des copropriétaires, mais aussi les noms ET DOMICILE du mandataire (lorsqu’un copropriétaire a donné son pouvoir).

2- Le syndic doit fournir la copie intégrale de la feuille de présence aux copropriétaires qui en font la demande

La Commission rappelle également que la copie de la feuille de présence devra être délivrée à tout copropriétaire qui en fait la demande.
La copie doit être une copie conforme et non tronquée en insistant sur le fait que le syndic doit fournir la copie « intégrale » de cette feuille.

3- Le syndic ne doit pas lui-même remettre les pouvoirs en blanc qui lui ont été adressés

La Commission rappelle que cette pratique est illégale, comme l’a jugé la Cour de Cassation (le syndic ne doit pas, dit la recommandation « attribuer personnellement ces pouvoirs »). Le syndic devra donc, soit laisser ces pouvoirs à disposition sur la table d’émargement, soit - c’est le plus fréquent - remettre ces pouvoirs au président ou à la présidente du conseil syndical qui les distribuera à ceux qui le veulent bien.

4- Les copropriétaires doivent, en tout état de cause, éviter d’adresser au syndic des pouvoirs en blanc

Le mieux est évidemment qu’il n’y ait pas de pouvoirs en blanc adressés au syndic. C’est pourquoi, la Commission recommande aux copropriétaires de désigner un mandataire (ce peut-être « le ou la présidente du conseil syndical »), pour éviter tout problème.

5- Tout mandataire peut déléguer à son tour le mandat qu’il a reçu, même si cette faculté n’est pas précisée dans le mandat

Ce point est important. On croit, en effet, généralement que les mandats ne sont « transmissibles » que si le texte du pouvoir prévoit explicitement cette possibilité.
Or, c’est le contraire qui est exact : un pouvoir est toujours transmissible, SAUF si le texte du pouvoir prévoit le contraire.

6- En cas d’indivision, seul le représentant de l’indivision peut participer à l’assemblée et prendre part au vote.

La Commission appelle à plus de vigilance et de rigueur en cas d’indivision et elle a raison, car c’est souvent, dans ce domaine, la confusion totale (exemple : les deux conjoints en indivision sont présents, interviennent en assemblée et même, parfois, votent tous les deux !).
On fera donc attention à ce que les indivisions soient BIEN représentées par un mandataire commun et que seul ce mandataire intervienne et vote en cours d’assemblée générale.

7- Le problème des départs anticipés et de leur inscription

A partir d’une certaine heure, en effet, des copropriétaires partent subrepticement sans le faire mentionner au procès-verbal.
Conséquence : ils sont sensés voter pour les résolutions qui suivent leur départ.
C’est pourquoi la Commission recommande expressément de faire en sorte que les copropriétaires qui partent le fassent savoir et signent la feuille de présence.

8- Le procès-verbal doit, en introduction, préciser les noms des présents, représentés ainsi que les noms des absents ET, à chaque fois, le nombre de millièmes

Ce point est souvent négligé également : trop de procès-verbaux ne permettent pas de savoir :

- qui est présent ;
- qui est représenté ;
- qui est absent ;
- combien pèsent en millième, les présents, les représentés, les absents.

Conséquence : le contrôle des votes est difficile, voire dans certains cas impossible si l’on ne dispose pas d’une copie intégrale de la feuille de présence…

9- Le président de séance doit proclamer les résultats des votes, mais aussi indiquer les majorités requises

Autre point important recommandé par la Commission. Il faut absolument exiger que le résultat du vote soit proclamé au cours de l’assemblée générale, ce qui n’est pas encore toujours le cas.
Mais surtout il faut exiger que la majorité requise soit précisée, particulièrement s’il s’agit de la majorité de l’article 26 .

10- Les textes des projets de résolutions sont « amendables » (c’est-à-dire modifiables)

Rappel à l’ordre de la Commission : les textes des projets de résolutions sont amendables, c’est-à-dire modifiables.
Une seule limite est donnée : que les amendements ne dénaturent pas la question.

Ainsi on peut :

- modifier en assemblée générale un projet de budget ;
- modifier certaines clauses du contrat de syndic, etc , etc.

Recommandation n°4 : Recommandations relatives à la tenue des assemblées générales. (Maj du 29/09/2006)

Source : http://www.unarc.asso.fr
Commentaires du 06/09/2006