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3 janvier 2017 0 commentaire(s)

Avis d'expert - Copropriété - Syndic

Les 7 commandements d’une AG de copropriétaires réussie

Sommaire
Crédit photo : Yvan Lataste

C’est le moment de l’année qui cristallise toutes les tensions et tous les enjeux, quelle que soit la taille de la copropriété. Les contraintes légales sont foison, ce qui n’aide généralement pas à une ambiance détendue.


S’il est impossible d’influer sur le contenu et la teneur des débats d’une assemblée générale de copropriété, il est en revanche recommandé de mettre toutes les chances de votre côté pour que l’organisation soit fluide. Voici les 7 étapes qui vous aideront à appréhender de façon sereine ce moment clé de la vie d’une copropriété.

 

En amont : informatiser ses données

Pour simplifier la gestion, l’idéal est de disposer d’une liste détaillée des poids de vote, à jour et … informatisée. Si ce n’est déjà fait, la saisie sur tableur peut paraitre longue la première année, mais elle présente un gain de temps considérable pour les années suivantes.

 

Permettre au plus grand nombre de voter

Même si l’assemblée générale est le moment fort de l’année d’une copropriété, il est fréquent que certains copropriétaires ne puissent être présents. Pour pallier cela, 2 solutions s’offrent à vous :

  • faire voter par correspondance quelques jours avant les copropriétaires qui le souhaitent
  • ou que les copropriétaires absents donnent pouvoir à ceux qui pourront effectivement participer à la réunion.

 

Un émargement efficace et fluide des présents

Commencez votre AG dans les meilleures conditions, et ciblez le premier moment de frustration du copropriétaire : l’émargement des feuilles de présence ! Si les copropriétés de taille réduite ne connaissent pas ce problème, les plus grandes subissent trop souvent un engorgement (momentané mais intense) des postes d’émargement, pendant les 15 minutes précédant l’heure de convocation.


Tout le monde en subit les conséquences : les derniers arrivés (pourtant à l’heure !) apposant leurs signatures après l’heure de début initialement fixée. Evitez cela en prévoyant un poste d’émargement pour 50 personnes maximum et en affichant clairement à quelle catégorie alphabétique correspond chaque poste d’accueil.

 

Avant de lancer les débats, un petit rappel des bonnes pratiques s’impose

Nombreuses sont les AG durant lesquelles des expressions fleuries sont échangées, et souvent avec vigueur ! Pour que les prises de parole soient constructives, pourquoi ne pas rappeler au début de la réunion que chacun aura le droit de s’exprimer, et qu’attendre son tour est la méthode la plus efficace ?

 

Ouverture de la séance et rappel de l’ordre du jour

Après avoir élu le président, les scrutateurs, et le secrétaire de séance, faites un rappel rapide de l’ordre du jour : nombre de résolutions à voter et les grands thèmes de celles-ci, et quorum à respecter. C’est ensuite le moment d’entrer dans le vif du sujet.

 

Gestion des votes

Une fois que chaque résolution a été débattue, vous pouvez procéder au vote. Les copropriétaires expriment une voix favorable, défavorable ou s’abstiennent. Dans la forme, le vote des résolutions peut s’effectuer à main levée, largement suffisant dans les copropriétés réunissant peu de participants, mais également en vote électronique, pour les copropriétés de plus grande envergure.


Cette deuxième solution fait d’ailleurs gagner un temps précieux dans le décompte des voix, puisque celui-ci est instantané. Un argument de taille, quand on sait que de nombreuses AG se terminent tard dans la nuit !


Le vote électronique est également une manière efficace de gérer les entrées et sorties des copropriétaires en temps réel, et s’assurer ainsi d’un quorum toujours valide.

 

Mettez rapidement à disposition les résultats des votes

Lorsque toutes les résolutions ont été votées, il ne reste « plus qu’à » consigner les résultats des votes dans le procès-verbal. C’est le secrétaire de séance qui s’en charge et sa mission peut être considérablement allégée si la copropriété a fait le choix du vote électronique, puisque les résultats sont imprimés à l’issue de l’AG.


Avec Ubiqus, simplifiez votre AG grâce à l’accompagnement d’un acteur reconnu du vote électronique. Nous nous occupons de l’émargement, nous intégrons les votes par correspondance, les clés de répartition et les pouvoirs. Enfin, nous imprimons les résultats des votes immédiatement après la fin de la réunion. N’hésitez plus, contactez-nous !


www.ubiqus.fr



Yvan Lataste Chargé d’affaires Ubiqus

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