C'est le syndic qui a normalement le pouvoir de convoquer l' assemblée (art.7 du décret n°67-223 du 17 mars 1967). Mais ce pouvoir appartient également sous certaines conditions, au président du conseil syndical voire un copropriétaire habilité à cet effet. Dans les syndicat coopératifs, l'assemblée est convoquée par le président du conseil syndical qui assume en même temps les fonctions de syndic.

La convocation par une personne n'ayant pas la qualité pour le faire rend cette assemblée annulable (CA Paris 23e Ch. 2 juin 1988). Pour que la convocation soit valable, il faut que le syndic soit toujours en fonction au moment où elle est lancée.

Dans le cas où le syndic ne convoquerait pas l'assemblée, le président du conseil syndical après délibération du conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (c'est à dire 250 millièmes) (à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un nombre de voix inférieur) peuvent demander la convocation de l'assemblée (art. 8 du décret du 17 mars 1967). La demande doit être notifiée au syndic par lettre recommandée avec avis de réception.

Sans réponse de la part du syndic dans un délai de huit jours, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer l'assemblée. Le président du C.S. doit préciser pour sa demande les questions qu'ils souhaitent voir inscrire à l'ordre du jour ainsi que la date de l'assemblée.

S'il n'existe pas de conseil syndical ou si son président ne fait pas le nécessaire, tout copropriétaire peut prendre l'initiative en adressant une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, soit au syndic, soit au président du conseil syndical. Sans réponse sous huit jours, il saisira en référé le tribunal de grande instance qui donnera l'autorisation de réunir l'assemblée (art.50 du décret du 17 mars 1967). Le président du tribunal de grande instance désignera un copropriétaire ou un mandataire de justice pour convoquer l'assemblée. La convocation doit être notifiée au syndic.

Tous les copropriétaires doivent être convoqués, si un seul d'entre eux est omis, la nullité de l'assemblée est encourue (Cass. 3è Civ.17 juillet 1975). Le copropriétaire non convoqué peut, pour sa part, invoquer cette nullité pendant dix ans (art.42 de la loi du 10 juillet 1965). C'est au syndic de rapporter la preuve de la régularité des convocations (Cass. 3è Civ. 9 novembre 1994). Il doit pour ce faire, conserver les accusés de réception et tous autres documents attestant de la remise de la convocation à son destinataire (CA Paris, 23e Ch., 14 janvier 1994).

Quelques exceptions :

• lorsque le règlement de copropriété a prévu des parties communes spéciales ou des répartitions de charges spéciales, en ce cas, seuls les copropriétaires ayant des droits dans ces parties communes ou participant à ces charges seront convoqués.

• lorsqu'une société d'attribution (société immobilière) est propriétaire de lots, la convocation doit être adressée à chaque associé (art. 12 du décret du 17 mars 1967). pour toutes les autres sociétés, elles sont représentées par leurs responsables légaux  ou par une personne disposant d'une délégation de pouvoir en bonne et due forme.

• lorsqu'un lot  est en indivision ou grevé d'usufruit, le syndic doit en principe être prévenu. Si le règlement de copropriété ne prévoit pas de règles particulières pour les modalités de convocation, les indivisaires seront convoqués en la personne de leur mandataire (art. 23 al.2 de la loi du 10 juillet 1965) s'ils ont fait connaître au syndic son nom et adresse sinon chacun d'eux sera convoqué individuellement. A défaut de désignation d'un mandataire par les concernés le syndic devra saisir le juge de grande instance du lieu de situation de l'immeuble afin qu'il désigne un mandataire.

• lorsqu'un contrat de location-accession est conclu relativement à un lot régi par la loi n°84-595 du 12 juillet 1984 , le droit de vote appartient en principe à l'accédant (subrogé dans tous les droits et obligations du vendeur en vertu de l'art. 32 al.1er de la loi du 10 juillet 1965). Il est recommandé en pratique de convoquer tant le vendeur que l'accédant.

Dans le cas d'époux copropriétaires, des distinctions doivent être opérées :

• sous le régime de la communauté --> les deux époux ont des pouvoirs égaux sur le lot. Mais il ne peut être envisagé de les convoquer l'un et l'autre à l'assemblée. On autorise la présence de celui qui n'est pas convoqué mais en principe, il ne devra pas prendre part ni aux débats, ni aux votes.

• sous le régime de la séparation de biens --> si le lot appartient à un seul des époux, c'est celui-ci et lui seul qui peut être convoqué à l'assemblée. si le lot est indivis entre les deux époux, ce sont les règles applicables en matière d'indivision qui vont jouer.
  
  Lorsque deux époux sont propriétaires en propre chacun d'un lot différent dans la copropriété, ils doivent être convoqués chacun séparément.

  Enfin, si des concubins ou des époux mariés sans contrat ont acquis ensemble un logement, il s'agit d'un bien commun, ils seront convoqués conjointement.

La convocation doit contenir : (art.9 du décret du 17 mars 1967)

• l'indication du lieu de réunion

• l'indication de la date et de l'heure de la réunion

• l'indication de l'ordre du jour de la réunion

• l'indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles sont arrêtées par l'assemblée générale en application de l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Toutes les mentions susvisées sont prescrites à peine de nullité de l'assemblée. Le texte n'exige pas que la convocation soit signée du syndic et une convocation non signée n'entraîne donc pas la nullité de l'assemblée (Cass. 3e Civ. 9 juillet 1986), mais cette signature permet d'attester que la convocation a bien été délivrée par une personne qui a la qualité pour le faire.

• Le lieu de la réunion
  
  L'assemblée se réunit en principe dans la commune de la situation de l'immeuble (art.9 du décret du 17 mars 1967), mais le règlement de copropriété peut en décider autrement. A défaut de stipulation du règlement, le lieu de la réunion peut être fixé par l'assemblée à la majorité de l'article 24 (Cass. 3e Civ. 10 juin 1970). Elle peut se tenir aussi bien dans l'appartement d'un copropriétaire que dans le bureau du syndic.

• L'ordre du jour de l'assemblée
  
  L'ordre du jour doit préciser chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. Chaque question doit faire l'objet d'un vote distinct. L'ordre du jour doit présenter des résolutions claires et précises, les formules vagues (par exemple "problèmes des parties communes") ou équivoques ne satisfont pas aux exigences du texte. Il n'est pas interdit de mettre à l'ordre du jour "des questions diverses", mais elles ne donneront pas lieu à un vote de l'assemblée (réponse ministérielle du 6 décembre 1974).

  Toute question qui ne figurerait pas à l'ordre du jour pourrait être débattue, mais ne saurait faire l'objet d'un vote, et une résolution adoptée sur un point ne figurant pas à l'ordre du jour serait nulle.
  L'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I.
  Elle peut, en outre, examiner sans effet décisoire toutes questions non inscrites à l'ordre du jour (Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 – article 8)

  Si rien n'interdit de faire figurer en regard de chaque délibération la majorité à laquelle elle doit être adoptée, rien dans la loi ne l'impose (Rép. min. 11 décembre 1995).

  C'est à la personne qui convoque que revient le soin d'établir et de rédiger cet ordre du jour mais le conseil syndical ou un copropriétaire peut exiger que l'assemblée se prononce sur une ou plusieurs questions. Le mieux est d'informer le syndic ou le conseil syndical de votre intention plusieurs mois à l'avance.

• La possibilité de compléter l'ordre du jour (art. 10 du décret du 17 mars 1967) (art.6 du décret du 27 mai 2004)
  
  Depuis le 1er septembre 2004, tout copropriétaire (ainsi que le conseil syndical) peut exiger du syndic, à n'importe quel moment avant la tenue de l'assemblée générale, l'inscription de telle ou telle question à l'ordre du jour. Il lui suffit d'adresser ces questions au syndic en recommandé avec avis de réception. Le syndic doit obligatoirement porter la ou les questions émanant des copropriétaires à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Toutefois le syndic ne pourra pas inscrire une question si celle-ci lui arrive trop tardivement (la date limite de réception n'est pas précisée dans le décret). On peut supposer que la demande sera tardive si elle est reçue moins de 15 jours avant la date de la prochaine assemblée générale. Il est donc conseillé de notifier les demandes au syndic au plus tard un mois avant la date prévisible de la prochaine assemblée générale.

• Les pièces à joindre à la convocation
  
  L'article 11 du décret du 17 mars 1967 précise quels documents annexes doivent être joints à la convocation afin que les copropriétaires puissent prendre leurs décisions en toute connaissance de cause. Le non respect de cette règle entraîne la nullité du vote, même si les copropriétaires peuvent avoir accès à des documents par ailleurs (loi du 10 juillet 1965 art. 14-3, 22 et 42, et décret du 17 mars 1967 art. 17 et 18). Cet article a été modifié récemment par le décret du 27 mai 2004 (art.7), il distingue deux catégories de notifications préalables, avec un effet différent, selon qu'elles sont exigées pour la validité de la décision ou seulement pour l'information des copropriétaires.

  I. - Pour la validité de la décision :

  1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ;
  [cette disposition entrera en vigueur le 1er janvier 2005.]
  
  2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;
  La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ;
  [cette disposition entrera en vigueur le 1er janvier 2005.]

  En principe ces dispositions n'entreront en vigueur que le 1er janvier 2005, mais elles ne pourront être utilement examinées qu'après la publication du décret sur la comptabilité des syndicats. Jusqu'à l'entrée en vigueur de ce décret, les dispositions antérieures (article 11, 1° et 2° du décret de 1967) continuent à s'appliquer.
  
  3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;

  La loi n'est pas assez précise à ce sujet, et la jurisprudence continuera d'interpréter la notion de "conditions essentielles". Pour des travaux, il est conseillé d'obtenir plusieurs devis comportant au minimum de nom de l'entreprise, la nature et le montant des travaux mais pour éviter tout litige, il est préférable de donner le maximum d'informations (le caractère ferme ou révisable des travaux, les matériaux, le délai d'exécution ...).

  4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;

  5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l'article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ;

  6° Le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ;

  7° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26-2, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ;

  8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;

  9° Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l'ordre du jour résulte de ces conclusions ;
  
  II. - Pour l'information des copropriétaires :

  1° Les annexes au budget prévisionnel ;
  2° L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
  3° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
  
  Le contenu de ces documents ne fait pas l'objet d'un vote par l'assemblée des copropriétaires.

Le délai légal de convocation à une assemblée générale passe de quinze à vingt et un jours (Décret n° 2007-285 du 1er mars 2007). Le règlement de la copropriété peut prévoir un délai de convocation plus long, mais il ne peut pas réduire ce délai légal. Le délai légal se calcule selon les prescriptions des articles 641 et 642 du nouveau code de procédure civile, en conséquence le jour de la notification ne compte pas, le délai commence à courir le lendemain.

Il existe deux exceptions à cette règle du délai minimal :

• en cas d'urgence, le délai légal n'a plus a être respecté. Aucun délai n'est alors fixé par la loi, qui n'indique pas non plus quels sont les cas d'urgence. L'opportunité de convoquer d'urgence et le délai de convocation doivent dès lors être appréciés par le syndic, en fonction des circonstances de chaque cas d'espèce. Il faut donc distinguer, l'urgence de convenance, de l'urgence véritable qui doit concerner la copropriété tout entière. Il n'y a pas à justifier de l'urgence dans la convocation elle-même (mais il est recommandé qu'elle soit invoquée et motivée) . Cette justification peut être apportée a posteriori , soit à l'occasion de la tenue de l'assemblée, soit même devant le tribunal si l'assemblée est contestée (CA Paris, 19e Ch.15 décembre 1997).

• lorsqu'il s'agit de convoquer une nouvelle assemblée en vertu de l'art. 25, dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965. Pour une seconde assemblée appelée à voter à majorité réduite sur le même ordre du jour que la précédente, la convocation peut être adressée sous huit jours.