A la suite de l'enquête réalisée par le CSAB auprès de ses membres afin d'apprécier le niveau d'intégration des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) chez les administrateurs de biens, vous trouverez ci-joint l'analyse de ces données, effectuée avec le concours de l'UFR de mathématiques et d'informatique de l'Université René Descartes Paris V dirigée part le professeur Alain Seigneur.

1. INTERNET

1.1 Adresse électronique
100% des cabinets sondés en sont équipés.
Le courrier électronique est un outil à disposition des gestionnaires dans 60 % des cabinets.
Cet outil est accessible par 82 % des clients.

1.2 Dispositif Internet sur poste de travail
Si tous les cabinets sondés disposent d’une adresse email et d’Internet, Internet n’est pas obligatoirement installé sur chaque poste de travail.
Les 2/3 des gestionnaires disposent d’Internet sur leur poste de travail quelque soit la taille du cabinet.
20 % des dirigeants des cabinets ne disposent pas d’Internet sur leur poste de travail.

1.4 Site web
40 % des cabinets disposent d’un site web.
Les plus gros syndics disposant d’un site web, 60 % des clients peuvent consulter le site web de leur administrateur de biens.

1.5 Informations personnalisées mises en ligne
Une des utilisations possibles du site web est la mise à disposition en libre service d’informations personnalisées à destination des copropriétaires, propriétaires, locataires et fournisseurs.
Ce service est mis à disposition par : 20 % des cabinets de grande taille, 20 % des cabinets de taille moyenne, 0 % des cabinets de petite taille.
47 % des clients peuvent consulter des informations qui leur sont personnelles sur le site web de leur administrateur de biens.

2. LES OUTILS A DISPOSITION

2.1 Télécopieur
2.2 Agenda électronique / Agenda partagé
2.3 Messagerie interne
2.4 Courrier
2.5 Rédaction manuelle des procès-verbaux d’assemblées générales.

2.6 Services externalisés.
Envoi convocations et procès-verbaux d’assemblées générales : Seuls 2 syndics le pratique et au plus à hauteur de 50 % : l’un est de grande taille, l’autre de taille moyenne.
Moins de 3 % des copropriétaires sont concernés.
Paie des gardiens-concierges : Seuls 2 syndics externalisent la paie des gardiens-concierges, l’un est de taille moyenne, l’autre de petite taille.
Moins de 2 % des gardiens-concierges sont concernés.
DUER (Document Unique d’Evaluation des Risques) : ce document doit être tenu à jour annuellement à l’initiative du syndic pour tout syndicat de copropriété ayant rétribué un salarié dans l’année. 5 syndics ont sous-traité cette activité en totalité, dont 2 de grande taille et 3 de taille moyenne. Cette activité a ainsi été sous-traitée pour presque 50 % des copropriétaires.
L’étude ne peut pas indiquer comment ont procédé les autres cabinets, mais, il est rappelé que l’amende pénale pour chaque DUER non réalisé est très élevée (contravention de 5è classe).
Dépannage 24 heures sur 24 – 7 jours sur 7 : Quatre cabinets le pratique pour tous leurs clients.
Ainsi près de 42 % des copropriétaires administrés pour les cabinets sondés disposent de ce service.

3. ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

3.1 Règlement de copropriété et additifs:
15 % des cabinets l’ont fait de manière systématique et 15 % de manière partielle.
9 % des copropriétaires sont concernés.

3.2 Plans et contrats divers:
Aucun grand cabinet n’a numérisé ces documents.
6 % des cabinets ont numérisé les plans des copropriété et 6 % des cabinets ont entamé ce chantier. Moins de 5 % des copropriétaires sont concernés.

3.3 Numérisation des procès-verbaux d’assemblées générales signés:
40 % des cabinets de grande taille le font systématiquement.
50 % des cabinets de taille moyenne.
22 % des cabinets de petite taille.

3.4 Numérisation des convocations d’assemblées générales avec pièces jointes:
Ceci est fait de manière systématique dans :
30 % des cabinets de grande taille.
60 % des cabinets de taille moyenne.
6 % des cabinets de petite taille.

3.5 Numérisation des baux signés:
Ceci est fait systématiquement dans :
20 % des cabinets de grande taille.
53 % des cabinets de taille moyenne.
22 % des cabinets de petite taille.

3.6 Numérisation systématique du courrier entrant:
10 % des cabinets de grande taille
27 % des cabinets de taille moyenne
6 % des cabinets de petites taille
Moins de 7 % des copropriétaires sont concernés.

4. UTILISATION DES NTIC LIEES A LA BANQUE ET A LA COMPTABILITE

4.1 Règlement des salariés des syndicats de copropriété par virement
4.2 Règlement des fournisseurs
4.3 Règlement propriétaires
4.4 Encaissement des loyers

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